Entscheidungsvorgehen

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Entscheidungshilfe für IT-Verantwortliche
Antworten und Hilfe für eine sinnvolle Entscheidung zum Einsatz von Open Source!

Inhalt

Are you ready for OSS?

Open Source Software (OSS) unterliegt zur Zeit einem gewissen Hype, was noch lange keine Erfolgsgarantie verspricht. Die Vorteile, die ein OSS-Einsatz für das Unternehmen bringt, wollen genau überlegt sein. Zudem sind einige Herausforderungen in der Planung zu berücksichtigen, damit sich der erhoffte Erfolg einer Migration einstellt.


Eine denkbare Ausgangssituation für den OSS-Einsatz kann die Feststellung sein, dass die eingesetzte IT veraltet ist und den aktuellen Anforderungen nicht mehr entspricht. Oder: Der Support für die eingesetzte Software läuft aus und eine Migration steht ohnehin an. Voraussetzungen wie diese versprechen den größten Erfolg, da eine ohnehin notwendige Migration das Risiko minimiert.

Ideale Voraussetzungen sind auch dann gegeben, wenn noch keine entsprechende IT-Lösung im Unternehmen vorhanden ist. Bei einer Einführung auf „grüner Wiese“ kann OSS seine Vorzüge voll entfalten. Weder Altlasten noch Lock-in-Effekte beschneiden in diesem Falle die OSS-Alternative.

Weiters kann eine Migration zu OSS ins Auge gefasst werden, wenn die Kosten für IT zu hoch sind und auf Basis einer Kostenanalyse entsprechend hohe Einsparungspotenziale erkannt wurden.


Der Entscheidungsprozess

Die Einführung von OSS in Unternehmen ist ein IT-Projekt wie andere auch. Dies gilt auch für den Entscheidungsprozess: Er startet mit der Frage: „Was brauche ich?“, setzt sich fort mit: „Welche Möglichkeiten habe ich?“ und sollte mit der Antwort auf die Frage: „Welche Alternative ist für mich die beste?“ enden.

OSS-Entscheidung

Ist-Situation

Der erste Schritt ist somit die Analyse der Ist-Situation und die Identifikation von potenziellen Einsatzbereichen von OSS im Unternehmen. Die beschriebene Vorgangsweise in den vorangegangenen Artikel zu dieser Serie, „Einsatzbereiche von OSS“ und „Eignung und Reife von OSS“ spielen für die korrekte Einschätzung von Einsatzmöglichkeiten im Unternehmen eine wichtige Rolle. Sie sollte auf die richtigen Argumente aufbauen, die in weiteren Artikeln zu dieser Serie beschrieben wurden: „Qualitäts- und Technikaspekte von OSS" und „Strategische Aspekte von OSS“.

Externe Fachkompetenz, z. B. OSS-DienstleisterInnen, können bereits in dieser Phase die Ideenfindung beschleunigen. Ihr Wissen über Funktionsweise und Einsatzreife von OSS-Lösungen und insbesondere ihre Praxiserfahrung bei Migrationen sowie ihre Kenntnisse über tatsächliche Kosten und Sparpotenziale machen sich bezahlt.

Kosten-Nutzen-Berechnung

Die Beschreibung der Einsatzszenarien bildet die Basis für den zweiten Schritt, nämlich die Kosten-Nutzen-Berechnung. Hilfe hierfür bietet der Artikel „Kostenanalyse von OSS“. Problematisch ist hierbei die Erfassung wirklich aller anfallender Kosten; denn leicht vergessen werden indirekte Kosten wie Schulung, Beschaffung notwendiger Zusatzhardware oder Migrationen bestehender Lösungen.

Schwer zu beziffern sind qualitative und strategische Faktoren sowie andere „weiche Faktoren“ wie etwa die Unterstützung durch das Management. Sie tragen bedeutend zu einer erfolgreichen Umstellung bei. Denn fehlt z. B. die Unterstützung des Managements, so werden kaum ausreichend Ressourcen für eine Migration im Unternehmen bereitgestellt. Gerade bei der Bewertung qualitativer und strategischer Faktoren ist das Urteilsvermögen des Managements gefragt: Ab wann macht sich eine Migration bezahlt, auch wenn die berechneten Eintrittskosten für OSS höher als bei der „gewohnten“ Lösung ausfallen? Ausschlaggebend für die Beantwortung dieser Frage sind Nutzen, wie die Erreichung einer höheren Unabhängigkeit oder das Weiterentwicklungspotential der eigenen IT.

Entscheidung

Aufgrund der nun vorliegenden Daten kann der dritte Schritt, die Entscheidung, erfolgen. Auch wenn bis zu diesem Zeitpunkt bereits beachtliche Aufwendungen in die Erstellung der angesprochenen Dokumente geflossen sind, muss es möglich sein, an dieser Stelle abzubrechen.

Im Falle einer positiven Entscheidung ist ein Grobplan für die eigentliche Migration zu erstellen. Dazu gehören die Art der Vorgehensweise, eine umfassende Budgetierung, ein Zeitplan, in dem alle Arbeitsschritte in sinnvolle Phasen gegliedert und mit Meilensteinen eindeutige Fortschritte aufgezeigt werden, und schließlich eine Planung aller Begleitmaßnahmen wie Schulung und Coaching.


Pilotprojekt

Hat ein Unternehmen erst geringe Erfahrung mit OSS, ist es sinnvoll, in den Entscheidungsprozess ein Pilotprojekt einzubeziehen. Ein Pilotprojekt liefert wertvolle Informationen über tatsächliche Kostenaufwendungen, über den realen technischen und funktionalen Umfang und vor allem zeigt es, ob im Unternehmen die notwendigen Ressourcen für die geplante Migration vorhanden sind. Ein erfolgreiches Pilotprojekt fängt bereits bei der Auswahl eines besonders geeigneten Einsatzgebietes an. Es sollte ein übersichtliches, nicht zu komplexes Problem in Angriff genommen werden, um zu vermeiden, dass es aus Gründen scheitert, die nichts mit dem OSS-Einsatz zu tun haben. Angegangen werden sollte ein „echtes“ Projekt, das der tatsächlich angestrebten Migration nahe steht und am Ende sichtbar und konkret im Einsatz steht. Das führt im Falle eines Scheiterns zwar zu höheren Kosten, wenn sich aber der geplante Erfolg einstellt, wirkt es sich durch seine hohe Sichtbarkeit bei allen Beteiligten sehr positiv auf die folgende größere Migration aus. Die Auswahl von aufgeschlossenen NutzerInnen und eine relativ kurze Laufzeit sorgen für baldige Ergebnisse. Die anvisierten Leistungen und Ergebnisse sollten möglichst in Einklang mit den verfügbaren Ressourcen stehen. Ein Pilotprojekt ist zwar ein eigenständiges Projekt, sollte aber bereits im Vorfeld auf Erweiterung und Übertragbarkeit auf andere Einsatzgebiete ausgerichtet werden.

Die Erkenntnisse aus dem Pilotprojekt fließen in den OSS-Entscheidungsprozess ein. Auf Grund der gemachten Erfahrungen kann es notwendig sein, die beschriebenen Einsatzszenarien und die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung zu überarbeiten, um dann eine endgültige Migrationsentscheidung zu treffen.



Mit der Erfassung der technischen, wirtschaftlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen im Grobplan sind die Voraussetzung für ein erfolgreiches Migrationsprojekt geschaffen. Was es bei einer OSS-Migration alles zu beachten gilt, kann hier nachgelesen werden.